Personvernserklæring
Sist endret: 19.09.23.
Denne personvernserklæringen gjelder for Advokatfirmaet Bjøringsøy & Skulstad AS («vi» eller «oss»).
Vi er behandlingsansvarlige for behandlingen av personopplysninger som er beskrevet i denne personvernerklæringen. Personvernerklæringen gir deg informasjon om vår behandling av dine personopplysninger, i samsvar med de krav som følger av personvernforordningen (GDPR) og personopplysningsloven.
Dersom du har spørsmål om vår behandling av personopplysninger, kan du kontakte oss. Vår kontaktinformasjon finner du nedenfor (punkt 9).
Hvem vi behandler personopplysninger om
Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger om:
- Privatkunder
- Klienter i straffesaker
- Kontaktpersoner hos virksomhetsklienter
- Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere
- Personer som er involvert i eller omtalt i saker vi bistår i
- Besøkende på vår nettside
Formål, typer personopplysninger og rettslig grunnlag
Nedenfor har vi gitt en oversikt over hvilke formål vi behandler personopplysninger for, hvilke typer
personopplysninger vibehandler og det rettslige grunnlaget for behandlingen.
Etablering av klientforhold: Når vi kontaktes av en klient med forespørsel om vi kan ta et oppdrag, foretar vi en uavhengighetssjekk internt (konfliktavklaring/interessekonflikt) før vi eventuelt sier ja til oppdraget. Uavhengighetssjekken tjener et legitimt formål og har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining).
Konfliktavklaring av privatkunder omfatter som regel fullt navn, kontaktinformasjon, hva saken gjelder og, hvis relevant, kredittverdighet. Generelt sett vil ikke konfliktsjekk på vegne av virksomhetskunder innebære behandling av personopplysninger.
I tilknytning til etableringen av et klientforhold vil vi foreta en kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven. Kundekontrollen er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c.
Dersom vi kan ta oppdraget registreres oppdragets alltid oppdragets art og formål. Videre registreres personnummer/organisasjonsnummer, navn på daglig leder og styremedlemmer, formell adresse, foretaksform, kontaktinformasjon (for eksempel e-post og telefonnummer samt tilsvarende opplysninger for eventuelle kontaktpersoner. Registreringen av kontaktopplysninger er for privatkunder nødvendig for å kunne inngå avtale med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. For virkssomhetskunder bygger registreringen av kontaktopplysninger på en interesseavveining, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.
Sakshåndtering: Enkelte advokatoppdrag innebærer at vi får tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter klienten oversender eller annen korrespondanse i saken. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetskunder er forankret i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). I noen saker får vi også tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger eller straffedommer og lovovertredelser. I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.
Kunnskapsforvaltning: For å forbedre tjenestene våre utarbeider vi tidvis maler basert på tidligere råd vi har gitt. Ved utarbeidelse av slike dokumenter vil personopplysninger bli anonymisert, med mindre malen utarbeides for den klient som personopplysningene er knyttet til. Vi vil også kunne se hen til tidligere saker når vi gir råd. Behandlingsgrunnlaget for dette er vår interesse i å nyttiggjøre utarbeidet kunnskap i videre rådgivning, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining; vår interesse i
å forvalte kunnskap)
Klientadministrasjon. Det opprettes egne saksmapper for oppdrag som utføres på vegne av klienten. Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres i vårt regnskapssystem. For virksomhetskunder er det vi gjør i forbindelse med klientadministrasjon hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining), mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.
Lagring og oppbevaring av saksdokumenter: Vi oppbevarer saksdokumenter i minst 10 år etter at oppdraget er avsluttet. Lagring i det angitte tidsrommet er vurdert som nødvendig av hensyn både til klienten og for vår egen del, siden det i ettertid kan komme opp spørsmål eller en tvist hvor den informasjonen som er lagret på en sak igjen kan bli aktuell. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining; formålet som nevnt) og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.
Fakturering: Kontaktopplysninger som er mottatt fra virksomhetskunder benyttes for å merke faktura som sendes til virksomheten. For privatkunder, benyttes personens private post- eller e-postadresse ved utsendelse av faktura. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) for virksomhetskunder og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendige for å oppfylle avtalen med den registrerte) for privatkunder.
IT-drift og sikkerhet: Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 f (interesseavveining, jf. vår legitim interesse knyttet til nevnte aktiviteter) og vår rettslig forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. GDPR artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c.
Markedsføring: Dersom det foreligger et eksisterende kundeforhold vil markedsføringen skje i henhold til markedsføringsloven § 15(3). I andre sammenhenger bygger markedsføring på samtykke fra vedkommende, jf. markedsføringsloven § 15(1) og GDPR artikkel 6 nr. 1 a.
Hvem vi deler personopplysninger med
Advokater er underlagt en straffesanksjonert taushetsplikt som følger av straffeloven § 111. Alle opplysninger som blir betrodd oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt.
Vi deler personopplysninger med domstoler, motparter og andre aktører i saken der det er nødvendig for å utføre oppdraget.
Våre leverandører av IT-tjenester vil kunne ha tilgang til personopplysninger dersom personopplysninger er lagret hos leverandøren eller på annen måte er tilgjengelig for leverandøren i henhold til kontrakten med oss. Leverandørene opptrer i henhold til databehandleravtale og under vår instruks. Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen.
Vi utleverer ikke personopplysninger i andre tilfeller eller på andre måter enn dem som er beskrevet i denne personvernerklæringen med mindre klienten ber om det, samtykker eller utleveringen er lovpålagt.
Lagring av personopplysninger
Vi lagrer personopplysninger så lenge vi har et behandlingsgrunnlag for personopplysningene, og ikke lenger enn hva som er nødvendig for å oppfylle det formål opplysningene ble samlet inn for.
Personopplysninger og øvrige saksdokumenter i tilknytning til advokatoppdrag lagres uansett rutinemessig i minimum 10 år i henhold til Advokatforeningens praksis. Regnskapslovgivning pålegger oss ellers å lagre bestemte regnskapsdokumenter i et nærmere angitt tidsrom.
Når et bestemt formål tilsier lagring i et gitt tidsrom, sørger vi for at personopplysningene utelukkende blir benyttet for det aktuelle formålet i dette tidsrommet.
Dine rettigheter
Personvernregelverket gir deg rettigheter i personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene. En oversikt over rettighetene følger under. Ta kontakt med oss dersom du ønsker å benytte deg av dine rettigheter eller har spørsmål.
Trekke samtykke tilbake: Dersom du har samtykket til å motta markedsføring fra oss eller annen behandling av personopplysninger, kan du også når som helst trekke ditt samtykke tilbake med henblikk på denne behandlingen ved å rette en henvendelse til oss om dette.
Be om innsyn: Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.
Be om retting eller sletting: Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger. Men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn. Vi vil ikke rette opplysninger og vurderinger som du mener er feil, men som vi eller vår klient mener er riktige.
Begrensning: I utgangspunktet har du rett til å be oss stanse («fryse») behandlingen av personopplysningene dine, for eksempel der du mener at vi behandler personopplysninger om deg ulovlig og du ikke ønsker at vi sletter dem i samsvar med våre rutiner for dette før dette er avklart.
Dataportabilitet: I utgangspunktet har du rett til å få utlevert personopplysninger om deg i et alminnelig maskinlesbart format. Ettersom dette kun gjelder personopplysninger du har oppgitt til oss, og der vi behandler disse med grunnlag i ditt samtykke eller avtale vi har med deg, er det lite sannsynlig at denne retten er relevant overfor oss.
Protest: Du har rett til å protestere mot vår behandling av personopplysninger om deg om din situasjon tilsier det. Du kan også motsette deg at vi bruker opplysninger om deg til markedsføring eller lignende.
Klage til tilsynsmyndigheten: Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på, kan du sende inn en klage til Datatilsynet. Vi setter pris på om du kontakter oss først, slik at vi kan oppklare eventuelle misforståelser.
Sikkerhet
Vi har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte. Tiltakene er både av teknisk, og organisatorisk art. Vi foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet.
Tilgang til personopplysninger (og klient-/saksinformasjon) er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver.
Endringer i personvernserklæringen
Vi vil kunne gjøre mindre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside. Ved vesentlige endringer vil vi varsle om dette.
Kontaktinformasjon
Dersom du har spørsmål eller kommentarer til vår personvernerklæring eller du vil utøve dine rettigheter, kan du ta kontakt med oss.
